Dizi pusulası nasıl hazırlanır

Dizi pusulası, bir dosyadaki evrakın listesidir: hangi belge kaçıncı sırada, hangi tarihli ve dosyanın kaçıncı sayfasında başlıyor. Derlemenin en başına, gövdenin önüne konur ve tek bir işi vardır — dosyayı eline alan kişinin aradığı evrakı sayfa çevirerek aramak yerine listeden bulması.

Bu kişi çoğu zaman siz değilsiniz. Duruşmaya hazırlanan hâkim, cevabını yazmak için dosyayı inceleyen karşı taraf vekili ya da altı ay sonra aynı klasöre dönen sizsiniz; üçü de aynı listeye bakar. Yüz sayfalık bir derlemede bilirkişi raporunun altmış üçüncü sayfada başladığını bir satırda görmek ile dosyayı baştan taramak arasındaki fark, pusulanın bütün gerekçesi.

Dört alan pusulanın çekirdeğini oluşturuyor: sıra numarası, belge adı, belgenin tarihi ve belgenin başladığı sayfa. Dosya Kalemi'ndeki Dava Dosyası Derle aracı da pusulayı tam olarak bu dört sütunla üretiyor — Sıra, Belge, Tarih, Sayfa — ve listenin altına derlemenin kaç belge ile kaç sayfadan oluştuğunu gösteren bir özet satırı koyuyor.

Belge adı, dosya adı değildir. Tarayıcıdan çıkan bir dosyanın adı belgenin ne olduğunu anlatmaz; pusulada okunabilir bir ad beklenir, örneğin bilirkişi raporu, cevap dilekçesi ya da banka yazısı. Tarih sütununda ise hangi tarihi yazdığınıza baştan karar vermek gerekiyor: belgenin düzenlenme tarihi ile tebliğ tarihi aynı listede karışırsa sütun okunamaz hâle gelir. Biçim de liste boyunca aynı kalmalı.

Bazı merciler başlangıç sayfasının yanında bitiş sayfasını, evrakın asıl mı suret mi olduğunu ya da kaç sayfa tuttuğunu da isteyebiliyor. Sıra ile başlangıç sayfası elinizdeyse bunlar zaten çıkarılabilir bilgiler; listeyi beklentiye göre genişletmek pusulanın mantığını değiştirmiyor.

Pusuladaki "kaçıncı sayfa" bilgisi, ancak belgenin üzerinde basılı ve baştan sona kesintisiz artan bir numara varsa bir anlam taşır. PDF görüntüleyicinin köşesinde gösterdiği sayaç bunun yerine geçmez: dosya kâğıda basıldığında ya da bir kısmı ayrılıp gönderildiğinde o sayaç ortadan kalkar, pusula da havada kalır. Numaranın sayfanın kendisine basılmış olması gerekiyor.

En sık kırılma noktası, ayrı ayrı numaralanmış dosyaları birleştirmek. Her dilekçe kendi içinde birden başlıyorsa yüz sayfalık derlemede beş tane üçüncü sayfa olur ve pusula hangisini işaret ettiğini söyleyemez. Birleştirdikten sonra gövdenin tamamına baştan sona tek bir numara dizisi basmak, üstelik bu diziyi gövdenin ilk sayfasında birden başlatmak gerekiyor. Belgelerin kendi eski numaraları sayfada kalır, ama artık dosya boyunca geçerli olan tek numara sizin bastığınız numaradır.

Pusulanın kendisi ise genellikle numaralanmaz ve bunun sağlam bir gerekçesi var. Pusula, listedeki belge sayısına göre bir, iki ya da üç sayfa tutar. Numaralansaydı gövdenin ilk sayfası kimi derlemede ikiden, kimi derlemede dörtten başlardı; listeye bir belge daha eklendiğinde pusula bir sayfa uzayabilir ve o anda listedeki bütün sayfa referansları birer birer kayardı. Numaralanmayan bir kapak, sayfa referanslarını belge sayısından bağımsız kılıyor. Dosya Kalemi'nde bu kural aracın koduna yazılı: numaralandırma pusula eklenmeden önce yapılıyor, böylece gövde her zaman birinci sayfadan başlıyor.

Birincisi ve en pahalısı, pusula hazırlandıktan sonra araya belge girmesi. Listeye yeni bir satır eklemek yetmez; eklenen belgenin sayfa sayısı kadar, ondan sonraki bütün başlangıç sayfaları kayar. Elle tutulan listelerde genellikle yalnızca yeni satır eklenir, alttakiler olduğu gibi kalır ve pusula sessizce yanlışa döner. Sonradan belge girdiyse pusulayı baştan üretmek, satır eklemekten daha güvenli.

İkincisi, tarih ile belge adının tutmaması. Aynı listede kimi satıra belgenin düzenlenme tarihi, kimi satıra tebliğ ya da havale tarihi yazıldığında sütun kronolojik sıralama için kullanılamaz hâle gelir; dosyayı okuyan kişi de tarihlerin neyi gösterdiğini bilmediği için sütuna güvenmez.

Üçüncüsü, taranmış evrakın sırası. Toplu tarayıcıdan çıkan dosyalar ad sırasına göre dizilir, oysa dosyanın mantıksal sırası tarih ya da usul sırasıdır; üstelik ad sıralamasında onuncu tarama dokuzuncudan önce gelebilir. Birleştirmeden önce sırayı gözle doğrulamak, sonradan bütün numaraları yeniden hesaplamaktan daha ucuz.

Pusulanın adı, sütun düzeni ve hangi dosyalarda aranacağı mahkemeye, dosya türüne ve yerel uygulamaya göre değişiyor. Bazı yerlerde kalın dosyalarda beklenen bir düzen, bazı yerlerde hiç istenmiyor; bazı merciler kendi şablonunu veriyor. Burada anlatılanı bir usul kuralı olarak değil, çoğu yerde işe yarayan bir iskelet olarak almanızda yarar var.

Sunacağınız merciin kendi beklentisi ya da yerleşik bir uygulaması varsa o önceliklidir. İskeletin değişmeyen kısmı şu: liste, gövdedeki basılı sayfa numaralarıyla birebir tutarlı olduğu sürece işe yarıyor; tutarlılık bozulduğunda biçim ne kadar düzgün olursa olsun pusula yanlış yönlendirir.

Dosya Kalemi'ndeki Dava Dosyası Derle aracı bu üç işi birlikte yapıyor, çünkü üçü birbirine bağlı: belgeleri verdiğiniz sırayla tek PDF hâlinde birleştiriyor, gövdeye birden başlayan sürekli sayfa numarasını basıyor, her belgenin hangi sayfada başladığını hesaplayıp pusulayı üretiyor ve derlemenin başına ekliyor. Sırayı sürükleyerek değiştirdiğinizde başlangıç sayfaları da yeniden hesaplanıyor, yani listeyle gövde arasındaki bağ elde tutulmuyor.

Her belge için pusulada görünecek adı ve tarihi ayrıca yazıyorsunuz; dosya adı yalnızca başlangıç noktası olarak geliyor. Pusula sayfası, gövdedeki sayfaların ölçüsü ne olursa olsun A4 dikey üretiliyor. Pusulayı da numaralandırmayı da kapatırsanız geriye düz bir birleştirme kalır; o iş için PDF Birleştir aracı yeterli.

Dosyalar bu işlem sırasında tarayıcınızdan çıkmıyor; birleştirme, numaralandırma ve pusulanın çizilmesi kendi bilgisayarınızda yapılıyor. Dava dosyası evrakının bir sunucuya yüklenmediği anlamına geliyor ki, müvekkil belgeleriyle çalışırken bu tercih edilen bir durum.